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“信息科技改变世界，也改变人的行为及工作方式。”随着网络的蓬勃发展，每年约有75%的求职者会透过专业的招聘网站找工作；而企业也会透过招聘网站公布职缺信息，招聘网站俨然已成为求职者及企业的红娘。
专业的招聘网站提供一个信息交换平台，自动将人才履历资料送到企业所指定的信箱，而企业也透过此平台提供职缺信息，让求职者可以自行将个人履历投至企业中。
但是大量的人才履历资料，几乎塞爆了信箱。“每天光是打开这些人才履历表就不知道花了多少时间，更何况仔细地阅读每一封履历表。”一位负责人才招聘的HR人员一脸无奈地表示。
“每天就在开启、储存及删除人才履历表之间周旋着，不知不觉时间就这么一分一秒流逝了!”这位HR人员更进一步的表示。对于企业来说，究竟这些人才履历表有多少是有效资料？难道没有更有效的方法，可以更加精准地筛选人才？这是所有从事人才招聘工作者心中的共同期望。
此外，我们HR对于用人单位的实际需求，根本无法确切地掌握，通常只能针对人才的学历经历资料进行初步筛选，再将“我们认为”合适的人才转寄给用人部门，再由用人部门挑选适当的人选，最后由我们进行人才约谈面试的工作。但是，我们心目中认为的合适人选，是不是就等于用人单位主管心目中的合适人选？彼此对于好人才的定义与认知是否一致？而我们这样轻轻一按delete 键，会不会就此阻断了许多优秀人才的生路？
当我们在进行面谈时，常会发觉有些不错的优秀人才，在粥少僧多的情况下，难免有遗珠之憾，而我们唯一能做的，就是将这些人才资料储存到计算机档案，等待适当时机，再加以运用，但就在我们发送“遗珠函”的同时，心中会不会有一份罪恶感，因为我们都知道这些人才履历表可能就此石沉大海。
除了对人才的困难抉择之外，在进行人才资料转换时，我们还面临到系统整合的问题，除了各家招聘网站的履历格式不同之外，也与公司线上人才履历表格式不同，更无法与公司内部的人力资源信息系统相互整合，我们只能一而再，再而三地重复地输入这些人才资料，这些都是一种时间成本及资源的浪费。
难道找好人才，全凭运气？
难道这些曾花过心力面谈的人才履历表，不能做更有价值的运用？
难道这些人才库，只能堆积，却不能活化？
难道这些人才资料，不能同步整合？
相关的研究资料也显示，HR人员平均每个月约有75%的工作时间，都是花在处理行政事务方面的工作，尤其是在处理大量人才履历表及人事资料的归档作业。不禁让人质疑人才招聘最重要的工作是什么？应该是帮助企业找到适合的好人才。如果只是运用电子化的方式传递履历，是不是就叫做电子化人才招募( e-Recruiting)。是我们扭曲电子化的本意，还是我们只是披着电子化的外皮，骨子里却还是存着传统的旧思维。
这就是为什么HR人员的角色总是无法提升？为什么无法成为组织的策略伙伴的原因？如果我们不能善用信息科技的利器，认清信息可以提供的功能，帮助我们简化繁杂的行政工作，那我们的价值永远无法彰显，我们的工作迟早有一天会被取代。
事实上，这些问题是可以透过数字化人才招聘系统获得解决的，“数字化人才招募操作系统”是以企业为主体，是利用信息科技的力量，建构一个标准化作业平台，包括企业人才招聘活动信息、年度人力需求计划、人才履历表管理、人才招聘作业流程、人才数据库整合、面谈记录、面试流程管理、报到任用管理、统计分析作业等等，都能同步整合在一个系统平台上，并能以数字化的方式来处理。
根据资料显示：运用数字化人力招聘操作系统，将可以降低招聘成本(Reduce cost per-hire)、降低招聘行政成本(Reduce administrative cost)、缩短招聘周期(Reduce time to hire)、提高招聘品质(Increase quality per–hire)及加速资本回收等效益。而这些效益都可以转化成为明确的量化数字，作为人力资源部门的绩效指针。例如：总招聘人次/总成本、总录取人数/总成本、平均招聘成本……等等。
现将数字化人力招聘作业相关资料汇总整理如下：
目标
内容
效益
降低招聘成本
1.整合网络求才资料：自动邮寄、收集与自动回复之机制
2.快速筛选履历表
3.根据用人单位的需求，快速分析最适合的人才履历资料
1.减少履历表处理成本
2.降低中介费用
降低招聘行政成本
1.快速公布与编辑工作机会于公司网站
2.自动收集不同来源的履历资料
1.减低行政工作负担
缩短招聘周期
1.整合公司内部网络系统，提升履历资料的管理效能
1.加速招聘流程
提升招聘品质
1.强大的中介商绩效评估机制
2.完整的管理报表
1.有效确认高生产力的求职资料
2.运用资料有效提升与中介商之谈判酬码，增加投资报酬率
加速资本回收率
1.友善的使用者操作接口；安全、稳定的服务系统；不间断的服务
1.快速系统导入与教育训练
2.透过网络浏览器浏览资料，不受限于时间与地点
在讲求速度的今天，我们不仅要求招聘成本能够降低，最重要的是“质”的提升。如何有效地管理人才资料，清楚人才招聘作业流程，让所有的招聘过程透明化，以减轻行政负担，将是人资部门所需要思考的重点。倘若能运用数字化人力招聘操作系统，势必能更有效地管理这些人才履历表，以提升人力招聘的作业品质与效率，让HR部门得以卸下招聘行政作业的重担，才能专注在企业选才、育才、留才等策略性的工作。进而活化人才库。而人才库的活化，更可以配合组织快速发展，及时提供企业所需要的人才，强化企业人才竞争优势。
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